Num cenário de incerteza, a redução de receitas e dificuldades em receber dos clientes, são algumas das principais preocupações dos empresários.
Um plano de contingência é a chave para que a empresa sobreviva em períodos de maior adversidade.
Antes de avançar com cortes cegos nas despesas fixas, é necessário organizar e planear as receitas previsíveis, as despesas fixas e variáveis e só aí será possível avaliar o quanto a empresa está ?no vermelho?, para verificar a necessidade de cortes.
De seguida, deverão ser avaliadas as despesas que podem ser temporariamente suspensas, bem como reduzir os gastos com pessoal consoante a flexibilidade possível.
Essas medidas podem ajudar no controle dos custos e na busca pelo equilíbrio das contas da empresa a curto prazo.
A recuperação de períodos bastante complicados é lenta. Deve prever a recuperação das receitas de forma gradual e fazer um planeamento geral mês a mês. Por isso, é importante compreender o histórico de vendas, a análise da carteira de clientes e de seus hábitos, para prever adequadamente a evolução das vendas.
Os acontecimentos que originam estes períodos de grande incerteza, podem causar impacto no comportamentos dos clientes, podendo até originar mudanças permanentes nos hábitos de consumo. Assim, é necessário compreendê-las para se antecipar e oferecer seus produtos e serviços de forma a atingir as novas necessidades.
Na elaboração do plano de contingência para a sua empresa, é aconselhável que crie pelo menos dois cenários de evolução diferentes, um mais optimistas com uma recuperação mais rápida e outro mais pessimista onde a recuperação é mais lenta.
A partir desses cenários, deve considerar os custos variáveis e fixos para projectar o resultado dos próximos meses. Além disso, é vital realizar a projeção dos fluxos de caixa (recebimentos e pagamentos), que é diferente do resultado e mais importante para manter a empresa viva e com saúde.
Apostar em outros canais de venda, tais como em lojas on-line ou parcerias com outras empresas onde o seu produto ou serviço seja complementar, são opções a ter em conta para contrariar a quebra das vendas e dotar a empresas das ferramentas necessárias para ter sucesso no futuro próximo.
Mas para isso, é necessário ter cada vez mais atenção na qualidade dos produtos e serviços. Pois nestes canais, a facilidade em trocar de fornecedor é maior, o que tornar a fidelização mais difícil.
Financeiramente, estas decisões melhoram a saúde financeira das empresas, porque permitem uma redução de uma série de custos associados ao espaço de atendimento ao público.
Da análise às projeções dos fluxos de caixa vai poder identificar as necessidades de renegociação de dívidas, sejam a bancos ou a fornecedores.
Da negociação com bancos é importante avaliar as taxas de juros cobradas nas renegociações, para que os juros não tirem todas as vantagens decorrentes da prorrogação de prazos. Por vezes, um simples pedido de carência de capital por um ou dois anos é o suficiente para gerar a folga necessária ao bolso da empresa.
Também é aconselhável renegociar os prazos de pagamento com os fornecedores. Essa negociação pode ser um balão de oxigénio para a empresa, mas é importante ser realista e avaliar se a negociação não irá apenas prorrogar o problema. Se vai prorrogar um pagamento para o próximo mês, é importante avaliar se não haverá outros pagamentos acumulados e se não será necessário renegociar novamente.
Em todos os casos, não se esqueça de verificar o impacto nos fluxos de caixa futuros.
Ao aceder a novas linhas de crédito é fundamental que esse fluxo de caixa tenha impacto na vendas, seja no desenvolvimento de novos produtos ou na captação de novos clientes. Em última instância, este novo financiamento terá de reduzir as saídas financeiras mensais. Caso contrário, não faça mais nenhum financiamento.
É necessário que estas novas prestações caibam nos pagamentos mensais da empresa, sem comprometer a capacidade da empresa cumprir as outras obrigações com fornecedores, funcionários, impostos, etc.
O seu plano de contingência tem de estar devidamente suportado num mapa de fluxos de caixa previsional e constantemente atualizado.
